Nieuwe reiskostenregeling 2021: Breng de reiskostenvergoeding opnieuw in kaart!

Nieuwe reiskostenregeling 2021: Breng de reiskostenvergoeding opnieuw in kaart!

088 - 9005555 Mail ons
donderdag 25 maart 2021

Steeds meer mensen werken thuis en maken daardoor minder reiskilometers. Volgens de nieuwe belastingregels mogen werknemers niet meer onbelast een reiskostenvergoeding ontvangen voor thuiswerkdagen. Wanneer je toch de vaste reiskostenvergoeding wil handhaven, dan moet je kunnen aantonen dat de betreffende werknemers 36 weken of 128 dagen per jaar naar hun vaste werkplek reizen. Deze aangepaste regeling zorgt ervoor dat bedrijven de afspraken omtrent reiskostenvergoedingen voor haar werknemers nog eens goed onder de loep moeten nemen. Breng de reiskostenvergoeding opnieuw in kaart met deze 4 tips!

 

TIP 1- Krijg zicht op het reisgedrag

Het is belangrijk om goed zicht te hebben op het reisgedrag van de werknemers. Kijk onder andere naar de frequentie van thuiswerken. Wie werken er hoeveel dagen per week thuis? Zijn er afspraken over vaste thuiswerkdagen gemaakt? Bedenk wat als werkgever redelijk is voor wat betreft de reiskostenvergoeding, ook in relatie tot de bestaande afspraken in de CAO, het personeelshandboek en de arbeidsovereenkomst. LET OP: Extra aandacht is vereist voor de vaste OV-abonnementen; als die duurder zijn dan de daadwerkelijk gemaakte reiskosten, dan is het restant fiscaal niet meer vrijgesteld.

 

TIP 2 – Aandacht voor een goede thuiswerkplek

Net als voor de reiskosten, accepteert de fiscus belastingvrije vergoedingen voor daadwerkelijk gemaakte kosten ten behoeve van de thuiswerkplek. Denk bijvoorbeeld aan beeldschermen, een bureau en bureaustoel om een Arbo verantwoorde thuiswerkplek te creëren. Kosten voor gas, elektra, koffie, en dergelijke zijn niet vrijgesteld, maar als werkgever heb je wel de mogelijkheid om deze kosten belastingvrij te vergoeden vanuit de vrije ruimte werkkostenregeling.

 

TIP 3 – Leg nieuwe afspraken vast

Wees helder over het gekozen beleid en leg de nieuwe afspraken vast, als referentie voor de medewerkers en de fiscus. Communiceer eventuele wijzigingen tijdig, zodat iedereen weet waar ze aan toe zijn. Ook als de afspraken nog niet rond zijn, is het van belang om de medewerkers al bewust te maken van de nieuwe situatie.

 

TIP 4 – Maak registreren en declareren gemakkelijk

Niemand zit te wachten op onnodige administratieve handelingen rondom reiskosten. Voor zakelijke klanten biedt Europcar sinds kort met de mobiliteitskaart een zeer praktische mobiliteitsoplossing aan. Met deze kaart heb je als bedrijf meteen alle mogelijkheden van mobiliteit bij de hand en ontvang je maandelijks alle reiskosten op één factuur. Zonder gedoe met voorschieten, bonnetjes en declaraties. Alles is te monitoren via overzichtelijke online rapportages, zonder extra kosten. Hier heeft zowel de werkgever als de werknemer plezier van. En daarmee is de organisatie weer helemaal fiscus-proof, ook per 2021.

 

Meer weten over de Europcar Mobiliteitskaart? Wij beantwoorden al je vragen graag. Via ons call center zijn we op werkdagen te bereiken via 088 - 332 2444  van 8:00 uur - 18:00 uur. Daarnaast kunt je ook altijd terecht bij jouw lokale vestigings- of accountmanager.

 

Alle nieuwsberichten